Obbligo di fatturazione elettronica negli appalti: guida completa

L’obbligo di fatturazione elettronica negli appalti è in vigore dal18 ottobre 2018 ed è valido per tutte le stazioni appaltanti. A partire da quella data infatti, per seguire il corretto svolgimento delle procedure delle gare d’appalto è necessario utilizzare mezzi di comunicazione elettronica.

L’obbligo – previsto dal comma 2 dell’articolo 40 del decreto legislativo n. 50/2016 e ss.mm.ii. (Codice Appalti) – deriva dall’art. 22 della direttiva comunitaria 2014/24/EU, che richiedeva proprio l’utilizzo dei mezzi elettronici per le comunicazioni:

“Gli Stati membri provvedono affinché tutte le comunicazioni e gli scambi di informazioni di cui alla presente direttiva, in particolare la trasmissione in via elettronica, siano eseguiti utilizzando mezzi di comunicazione elettronici (art. 22, co. 1); in tali casi, le amministrazioni aggiudicatrici «garantiscono che l’integrità dei dati e la riservatezza delle offerte e delle domande di partecipazione siano mantenute. Esse esaminano il contenuto delle offerte e delle domande di partecipazione soltanto dopo la scadenza del termine stabilito per la loro presentazione» (art. 22, co. 3)”.

La normativa di riferimento esprime quelle che sono le modalità con cui effettuare le comunicazioni e gli scambi di informazioni all’interno delle procedure di gara. Nonostante questo, per una completa disamina della disciplina, è necessario fare riferimento a quanto previsto dall’articolo 52 del Codice. Al suo interno troviamo infatti descritte le caratteristiche che devono avere queste comunicazioni.

Caratteristiche delle comunicazioni

Secondo quanto stabilito dall’articolo 52 comma 5 “tutte le comunicazioni, gli scambi e l’archiviazione di informazioni, le stazioni appaltanti garantiscono che l’integrità dei dati e la riservatezza delle offerte e delle domande di partecipazione siano mantenute. Esse esaminano il contenuto delle offerte e delle domande di partecipazione soltanto dopo la scadenza del termine stabilito per la loro presentazione”.

L’art. 52 fa anche riferimento alla presentazione dell’offerta e stabilisce che le amministrazioni possano, in alcuni casi, ricorrere ancora all’uso di mezzi di comunicazione diversi da quelli elettronici. Questo è possibile in caso di specifiche ipotesi derogatorie:

• i mezzi di comunicazione elettronici richiedono l’uso di attrezzature specializzate per ufficio non comunemente disponibili alle stazioni appaltanti;
• a causa della natura specialistica dell’appalto, i mezzi di comunicazione elettronici richiesti potrebbero essere specifici strumenti, dispositivi, formati di file o programmi, che non risultano elementi usati abitudinariamente;
• i programmi in grado di gestire i formati di file, adatti a descrivere l’offerta, utilizzano formati che non possono essere gestiti mediante altri programmi aperti o generalmente disponibili, sono protetti da licenza di proprietà esclusiva e non possono essere messi a disposizione per essere scaricati o per farne un uso remoto da parte della stazione appaltante;
• l’uso di mezzi di comunicazione diversi dai mezzi elettronici è necessario a causa di una violazione della sicurezza dei mezzi di comunicazione elettronici ovvero per proteggere dati sensibili che richiedono un livello elevato di protezione tale da non poter essere garantito con l’uso degli strumenti elettronici che sono generalmente a disposizione degli operatori economici o che possono essere messi loro a disposizione mediante modalità alternative di accesso. In questi casi, però, le stazioni appaltanti indicano nella relazione unica i motivi per cui l’uso di mezzi di comunicazione diversi dai mezzi elettronici è stato ritenuto necessario (art. 52, comma 3, D.Lgs. 50/2016);
• i documenti di gara richiedono la presentazione di un modello fisico o in scala ridotta che non può essere trasmesso mediante l’uso di strumenti elettronici.

Il quadro normativo si completa con l’articolo 58 del Codice Appalti e fa riferimento alle procedure svolte attraverso piattaforme telematiche di negoziazione e con l’articolo art. 44, che rimanda ad un D.M., contenente le “modalità di digitalizzazione delle procedure”, la cui adozione al momento, non risulta avvenuta.

Piattaforme telematiche di negoziazione

Il quadro normativo appare incerto e frammentato, l’unica certezza chiara e inequivocabile riguarda gli obblighi di comunicazione informatica di cui all’articolo 40 comma 2 del Codice. Questi possono dirsi adempiuti se vengono utilizzate piattaforme elettroniche di negoziazione, che garantiscono il rispetto dell’integrità dei dati e la riservatezza delle offerte nelle procedure di affidamento.

Le piccole stazioni appaltanti, anche riunite in Cuc, che non hanno avuto tempo e soprattutto non hanno risorse per creare una propria piattaforma di e-procurement, hanno la possibilità di delegare la gara ad una Centrale di Committenza o altro soggetto aggregatore di riferimento, che abbia costituito la piattaforma e-procurement. In alternativa possono convenzionarsi, con piattaforme e-procurement che offrono tale servizio sul mercato.

I vantaggi della fatturazione elettronica

L’obiettivo dell’utilizzo della fatturazione elettronica deve essere ricondotto ad alcuni punti essenziali, alla base dei principali vantaggi nell’uso di questa funzione. Tra questi possiamo evidenziare:

• la generazione di risparmi che derivano dal miglioramento dell’efficienza dei controlli, finalizzati a contrastare l’evasione, e ad avere un’allocazione più efficiente delle risorse disponibili per la gestione della spesa pubblica;
• la dematerializzazione dei processi delle imprese che porta a un incremento della competitività del sistema paese con benefici che vanno en oltre al semplice incremento efficienza degli adempimenti fiscali.

In ottica di sviluppo del mercato digitale europeo, questo sembra essere un passaggio fondamentale per completare il processo di evoluzione verso il digitale da parte di tutte le imprese che sceglieranno di aderire al piano Industria 4.0.

Senza contare che le imprese potranno contare su vantaggi economici legati all’assenza dei costi di stampa e di spedizione, grazie alla completa automazione e integrazione dei processi. Sarà possibile inoltre ridurre e ottimizzare i costi per l’intera gestione del processo, ridurre il rischio di falsi e duplicati e azzerare possibili errori nei pagamenti con una riduzione dei tempi medi di pagamento.

La fatturazione elettronica, non solo negli appalti pubblici, offre numerosi vantaggi alle imprese e ci permette di prendere parte alla rivoluzione digitale con notevoli semplificazioni delle procedure.

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