Come organizzare e gestire una riunione online efficace

Fino a pochi anni fa, in periodo pre-Covid, pianificare meeting virtuali non era una prassi molto comune nei diversi ambienti lavorativi, anzi possiamo dire che organizzare riunioni a distanza rappresentasse un’eccezione piuttosto che la regola. Adesso, invece, moltissimi contesti lavorativi hanno abbracciato a pieno le innovazioni tecnologiche e si sono adeguati all’uso, anche quotidiano, di strumenti per riunioni online.

Viene da sé quindi che acquisire skills digitali, tra cui la gestione di riunioni in videoconferenza, sia essenziale per rimanere competitivi nel mercato del lavoro ed essere in grado di far parte di progetti digitali e team di lavoro virtuali.

Analizziamo insieme tutti i passi necessari all’organizzazione di una videoconferenza e al suo successo.

Perché organizzare riunioni online

Le riunioni a distanza presentano diversi benefici sia a livello organizzativo che economico. La videoconferenza infatti:

• agevola la partecipazione: in particolare se i partecipanti si trovano lontani tra di loro, si azzerano le spese di viaggio e si risparmia il tempo impiegato per arrivare in sede;
• ideale per riunioni veloci: se c’è il bisogno di incontrarsi solamente per 10 o 15 minuti, magari per prendere una decisione, è inutile occupare la sala riunioni per vedersi di persona, si organizza una chiamata in conferenza e si prende la decisione in tempi rapidi;
• permette la registrazione: il meeting può essere fruito o riguardato in differita, in questo modo si possono informare anche le persone assenti sui temi affrontati e si dà la possibilità di visionare nuovamente la discussione nel caso di passaggi poco chiari;
• facilita la condivisione di informazioni: aggiornare tutto il team o il reparto su un progetto o una decisione presa è molto più semplice, si migliorano in questo modo anche i processi aziendali nel loro complesso e la comunicazione tra vari settori della stessa azienda;
• consente di lavorare in modalità ibrida: non c’è più necessità di essere tutti in sede e/o tutti in linea, in questo modo ciascun membro del team può decidere con maggiore libertà come organizzarsi i compiti e il tempo a disposizione.

Ma entriamo più nel concreto della questione vedendo nel dettaglio come impostare una gestione efficace delle riunioni online.

Come gestire una riunione in videoconferenza

Il primo passo è decidere quale tipologia di riunione è migliore per lo specifico ordine del giorno. Puoi optare per:

• meeting audio: perfetti per sessioni di lavoro brevi per cui non è indispensabile usare una connessione Wi-Fi, il supporto video o condividere lo schermo;
• videoconferenze: è ideale per comunicare con persone che si trovano in posti differenti o per incontrare un cliente, il supporto visivo rende sicuramente la comunicazione più efficace e personale.

È importante per un esito positivo dell’incontro trovare la persona giusta per condurre il meeting online: rivolgiti a una persona che abbia buone doti di public speaking, che sia organizzata e tenga vivo l’interesse dei partecipanti. Può essere utile, in caso di riunioni più elaborate, designare un moderatore che si occupi di alcune mansioni, come la gestione della sessione di domande e risposte o di problemi tecnici.

Scegliere la piattaforma giusta per le riunioni a distanza

Individuare la piattaforma più adatta agli obiettivi dell’incontro è indispensabile per assicurarsi la migliore comunicazione possibile. Le alternative possono sono tante: Zoom, Google Meet, Skype, Microsoft Teams e così via. Ciascuna ha i suoi pro e contro, perciò è fondamentale capire quali siano le tue esigenze specifiche prima di indirizzarti verso una di queste piattaforme per organizzare le riunioni online.

Se la tua esigenza principale è quella di avere un programma semplice e intuitivo la scelta più indicata potrebbe essere Google Meet. Se cerchi invece funzioni più avanzate come la registrazione del meeting e la condivisione schermo, Zoom potrebbe rappresentare un’opzione valida. In caso la tua azienda già usi il pacchetto Microsoft 365 può essere conveniente scegliere Teams, mentre Skype è più adatto alle riunioni con pochi partecipanti.

Sta a te valutare attentamente questi fattori per iniziare ad organizzare la riunione con il piede giusto.

Il pre-meeting: preparazione e pianificazione

Prepararsi adeguatamente è un’attività di primaria importanza: in primis, devi verificare di possedere una connessione Internet affidabile e una webcam che funzioni, in secondo luogo è sempre meglio assicurarti che anche i partecipanti abbiano accesso alla piattaforma e che abbiano esperienza con le funzionalità base del programma di webconference scelto.

Una volta effettuate queste verifiche preliminari è necessario stabilire l’obiettivo dell’incontro, creando se necessario un’agenda dettagliata con: temi da discutere, tempo stimato per ogni argomento e partecipanti. È consigliabile inviare questa agenda ai partecipanti con un po’ di anticipo.

È consigliato anche ridurre la durata della riunione per aiutare tutte le persone coinvolte a rimanere concentrate e impegnate. Come anticipato nel paragrafo precedente, valuta se prevedere la presenza del moderatore per aiutare nei compiti di assistenza tecnica e organizzativa.

Durante il meeting: guidare efficacemente le riunioni virtuali

Per organizzare riunioni di successo a distanza assicurati di:

• Coinvolgere i partecipanti, rendi i meeting coinvolgenti e mantieni un ambiente in cui vigono collaborazione e partecipazione attiva; dai a tutti l’occasione per esprimere le proprie opinioni e per inserirsi nella discussione, puoi facilitare la cooperazione usando domande aperte, attività di gruppo e pause strategiche.
• Gestire la comunicazione, stabilisci alcune regole semplici per la comunicazione, come alzare la mano per prendere parola, usare la chat per fare domande senza interrompere la presentazione o disattivare il microfono quando non si parla per evitare rumori di sottofondo.
• Risolvere eventuali problemi tecnici, connessioni poco stabili, audio disturbato o difficoltà di accesso alla riunione sono problematiche molto comuni, è fondamentale essere quindi preparati per risolverle velocemente e testare la tecnologia prima del meeting stesso.
• Impiegare strumenti interattivi, esistono vari tool che possono aiutarti a condurre una riunione più efficace e interessante, come lavagne virtuali per fare brainstorming o spiegare concetti complessi, sondaggi per conoscere le opinioni dei membri del team, condivisione dello schermo per visualizzare dati e presentazioni.

Il post-meeting: esaminare i risultati e migliorare

Al termine di ogni meeting online, ritagliati del tempo per valutare i diversi aspetti della riunione e individuare eventuali problemi insorti o situazioni in cui è possibile migliorare.

Per aiutarti nella fase post-meeting puoi chiedere un feedback ai partecipanti, sia sugli aspetti tecnici che su quelli contenutistici della riunione. Segnati le opinioni e soprattutto i possibili suggerimenti che ti arriveranno, queste sono informazioni preziosissime per garantire l’efficacia delle riunioni online future. Potresti infatti scoprire nuovi strumenti interattivi, migliorare la tua comunicazione o rendere l’agenda più efficiente.

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