Il Project Charter nella fase di avvio di un progetto

Quando si avvia un progetto all’interno dell’azienda vengono attivati una serie di processi che consentono di sfruttare al meglio questa nuova opportunità. Nella fase iniziale è importante definire al meglio tutte le caratteristiche del progetto, incluse le risorse necessarie per un corretto svolgimento, in termini di tempi, costi, qualità e quantità.

Per i professionisti che si occupano della gestione dei progetti in azienda è utile, e indispensabile, seguire un percorso formativo mirato. Su Unione Professionisti puoi trovare il Corso Inquadrare il progetto pensato per chi si trova a ricoprire un ruolo di gestione in tutte le sue fasi.

Cos’è il project charter

Il project charter, anche detto carta del progetto, è un documento molto utile in fase di avvio di un progetto. Al suo interno è presente un’indicazione di ciò che il progetto deve produrre, della strategia per ottenere i risultati e delle responsabilità. Possiamo considerarlo un accordo tra il Project Manager incaricato e chi si occupa di mettere in pratica le fasi legate allo svolgimento del progetto.

In caso di progetti piccoli, il documento sarà snello e con poche informazioni per ogni sezione. Nel caso di progetti di grandi dimensioni o con un forte impatto aziendale, le sezioni presenteranno informazioni con un livello di dettaglio maggiore così da semplificare la presa di decisioni.

Se in un primo momento il documento presenta poche informazioni, in fase di avvio sarà necessario perfezionarlo fino a raggiungere un buon livello di dettaglio. Una volta conclusa l’implementazione di tutte le sezioni, il documento permetterà di garantire gli elementi essenziali di valutazione, per la pianificazione e l’analisi.

Quali sono i contenuti del project charter

In base alle caratteristiche del progetto e alle specificità dell’azienda, la scheda di progetto sarà composta da:

• gli obiettivi del progetto, essenziale per fini progettuali;
• i benefici in termini di business, espressi sia per il fornitore che per il committente;
• l’ambito di applicazione;
• i risultati attesi;
• le ipotesi sulle modalità di realizzazione;
• i vincoli ;
• i rischi;
• le possibili altre aree di attività;
• la correlazione e i legami con altri progetti, iniziative, attività;
• le risorse aziendali coinvolte;
• gli stakeholders individuati;
• le stime preliminari sui tempi e i costi.

Il primo punto, ovvero la sezione che argomenta gli obiettivi, è quello più importante e che richiede informazioni ben dettagliate fin dalle prime analisi del progetto.

Lo studio di fattibilità

Prima di procedere con la pianificazione delle attività, è molto importante dedicare un momento per eseguire lo studio di fattibilità del progetto. Quindi, prima di iniziare, occorre conoscere:

• le ragioni che hanno portato alla realizzazione del progetto;
• i vantaggi stimati e chi ne usufruirà;
• quali sono gli ambiti di applicazione;
• i vincoli da prendere in considerazione;
• gli obiettivi SMART;
• i rischi già noti;
• le ipotesi che possono orientare lo svolgimento;
• la presenza di altri progetti, di attività o decisioni che lo influenzano;
• l’esperienza tratta da altri progetti simili;
• i soggetti, interni ed esterni, interessati;
• le stime in merito ai tempi e ai costi;
• i risultati che ci si aspetta di ottenere.

Ognuna di queste voci di analisi consente di portare avanti una pianificazione e programmazione delle attività, permettendo una corretta definizione del project charter.