Il Whistleblowing secondo il decreto 231/2001

Nel 2023, grazie al Decreto Whistleblowing, il nostro paese si è adeguato alle disposizioni dell’Unione Europea sulla protezione delle persone che segnalano illeciti, sia nei confronti del diritto europeo che di quello italiano. Il Whistleblowing in Italia ha, finalmente, una normativa specifica che implica nuovi obblighi per pmi ed enti pubblici.

Facciamo il punto sulla questione partendo dal significato di whistleblowing fino ad arrivare alla compliance degli enti rispetto al nuovo provvedimento. Vediamo insieme, quindi, quale sarà l’impatto sull’organizzazione aziendale della legge.

Whistleblowing e Modello 231: novità

Il whistleblower è la persona che denuncia o riferisce alle autorità, sia segretamente che pubblicamente, violazioni o attività illecite all’interno di in un’organizzazione pubblica o di un ente privato.

Il 10 marzo 2023, anche l’Italia si è dotata di una legislazione specifica, come richiesto dalla Comunità Europea. Il Decreto Legislativo n. 24, noto come “Decreto Whistleblowing”, infatti, protegge chi segnala violazioni sia del diritto dell’Unione Europea che delle normative nazionali. Con questo atto, l’Italia ha concretizzato la Direttiva (UE) 1937 del 2019, con un ritardo di quattro anni dalla sua pubblicazione, stabilendo un quadro normativo che si applica tanto al settore pubblico quanto a quello privato.

Il D.Lgs. 24/2023 mira a istituire degli standard minimi di sicurezza a tutela dei “whistleblower”. Questi includono l’implementazione di canali di comunicazione sicuri all’interno delle organizzazioni, esternamente, e in in determinate circostanze anche attraverso la divulgazione pubblica sui media. La nuova normativa è entrata in vigore il 15 luglio 2023. Tuttavia, per le entità private che nell’ultimo anno hanno avuto una media di meno di 250 dipendenti, l’obbligo di creare un canale interno di segnalazione è stato rimandato al 17 dicembre 2023.

Con questo aggiornamento, i whistleblower, sia nel pubblico che nel privato, godono di una protezione concreta grazie a un quadro normativo unificato e completo. Questo nuovo sistema sostituisce la precedente normativa frammentata tra la Legge 190 del 2012 e la Legge 179 del 2017 e prevede l’adozione di canali di segnalazione standardizzati per garantire una protezione efficace dei whistleblower da ogni tipo di ritorsione. L’ANAC – Autorità Nazionale Anticorruzione – è stata incaricata del potere sanzionatorio e della tutela dei diritti riconosciuti ai segnalanti.

Gestione delle segnalazioni interne e ruolo dell’OdV

Secondo la legislazione sul whistleblowing, è necessario che le aziende stabiliscano canali interni per le segnalazioni. L’articolo 4, comma 2 del Decreto Legislativo n. 24/2023 stabilisce che la responsabilità della gestione di questi canali può essere assegnata a un individuo o a un reparto interno autonomo specificatamente preparato per questa funzione, o a un’entità esterna, anch’essa autonoma e con personale qualificato. La scelta del soggetto responsabile per la gestione di queste segnalazioni è lasciata alla discrezione dell’ente, tuttavia, se l’ente possiede un Modello 231, deve chiaramente identificare all’interno di questo modello la persona o l’ufficio incaricato di ricevere le segnalazioni.

Considerando che, secondo la normativa 231, l’Organismo di Vigilanza è un ente qualificato incaricato di ricevere informazioni (relative all’efficace applicazione del Modello), potrebbe sembrare logico affidare a questa entità la gestione dei canali interni di segnalazione previsti dalla legislazione sul whistleblowing. Questa considerazione emerge anche tenendo conto delle qualità dell’OdV, che è caratterizzato come un organismo collegiale indipendente, sia funzionalmente sia gerarchicamente, rispetto agli altri dipartimenti interni dell’azienda.

Tuttavia, emergono alcune criticità nell’assegnazione di questo ruolo all’OdV, pertanto la questione della gestione delle segnalazioni interne resta aperta.

Linee guida di ANAC

Con la Delibera n. 311 del 12 luglio 2023 l’ANAC – Autorità Nazionale Anticorruzione, ovvero l’ente di riferimento in Italia per anticorruzione e trasparenza, ha definito le Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e della legislazione nazionale. Secondo l’autorità:

“i canali interni devono fondarsi su strumenti informatici adeguati e debbono garantire la riservatezza – anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia – dei soggetti coinvolti.”

La gestione delle segnalazioni differisce tra il settore pubblico e il privato, in termini di individuazione del soggetto responsabile. Per gli enti pubblici, che devono designare un Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (RPCT), l’articolo 4 comma 5 del D.Lgs. 24/2023 assegna a questa figura la responsabilità della gestione del canale interno di segnalazione. Per il settore privato, l’ANAC propone diverse opzioni, lasciando comunque libertà di scelta a ciascun ente, tra cui: la nomina di una persona interna, la creazione di un ufficio specifico all’interno dell’amministrazione oppure l’affidamento a un soggetto esterno. Tra i possibili responsabili per il settore privato, l’ANAC suggerisce figure quali organi di internal audit, l’Organismo di Vigilanza previsto dall’art. 6 del d.lgs. 231/2001 e Comitati etici.

Adempimenti nuova normativa sul Whistleblowing

La nuova legge ha un impatto anche sui Modelli 231 e sulla loro validità. Pertanto è necessario aggiornare i modelli di organizzazione e di gestione delle società che li hanno già implementati al loro interno o delle azienda che intendano adottarne uno. Vediamo alcuni adempimenti richiesti dalla normativa sul whistleblowing.

1. Integrazione del Modello 231: è necessario integrare il Modello 231 con un nuovo sistema di segnalazione, che comprenda un canale interno per le segnalazioni.
2. Garanzie per il segnalante: le segnalazioni riguardanti violazioni del Modello devono essere protette da garanzie efficaci, previste dalla nuova normativa. Questo include la riservatezza dell’identità del segnalante, garantita anche attraverso sistemi di crittografia, e l’implementazione di una piattaforma informatica adeguata. Le modalità di segnalazione dovrebbero includere sia la forma orale che quella scritta.
3. Definire l’ambito delle segnalazioni: è importante specificare quali violazioni possono essere oggetto di segnalazione. La nuova normativa descrive puntualmente le violazioni, e queste includono i reati presupposto per l’applicazione della responsabilità amministrativa ex D.Lgs. 231/2001 e le violazioni dei Modelli 231. Le irregolarità, benché non esplicitamente menzionate nel nuovo quadro normativo, come sottolineano anche le Linee Guida Anac, possono essere elementi sintomatici di una violazione e dunque devono essere considerati rilevanti e adeguatamente tutelate.
4. Modifica del Codice Disciplinare: a tal proposito è essenziale modificare e adeguare il Codice Disciplinare, considerato un elemento chiave per l’efficacia del Modello e per rafforzare la tutela alla riservatezza del segnalante e prevenire ritorsioni.
5. Ruolo dell’Organismo di Vigilanza: bisogna definire il ruolo dell’Organismo di Vigilanza nel sistema delle segnalazioni. Potrebbe essere destinatario delle segnalazioni, membro di un comitato etico per la gestione delle stesse oppure il destinatario di flussi informativi relativi alle segnalazioni.
6. Definire ed attuare un sistema informativo e formativo: con lo scopo di informare non solo sui diversi canali di segnalazione a disposizione, interni ed esterni, ma anche sulle modalità di ricorso agli stessi, sulle tutele riconosciute al segnalante e sulle modalità con le quali questi potrà azionarle.

Inoltre, è bene ricordare che non sono oggetto di tutela le contestazioni, rivendicazioni e richieste legate a interessi personali del segnalante, come le vertenze di lavoro, discriminazioni, conflitti interpersonali e trattamenti di dati lavorativi che non ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente. Rimangono escluse anche le segnalazioni già coperte da altre leggi speciali, come quelle relative a enti creditizi e imprese di investimento, e questioni di sicurezza nazionale.

Gli effetti dell’inadempimento

La conformità alla nuova legislazione e l’aggiornamento del Modello 231 sono quindi obbligatori, e la mancata attuazione può avere diverse conseguenze negative. Specificatamente:

1. rende incompleto il Modello 231: non aggiornare il modello organizzativo ha un impatto negativo rispetto ai requisiti di efficacia, portando così a perdere la sua capacità di esonerare dalle sanzioni legate alla responsabilità amministrativa degli enti per reati (ex d.lgs 231/01);
2. costituisce un rischio per gli amministratori: ad essi, infatti, può essere contestata l’inadeguatezza dell’assetto organizzativo;
3. mancanza di tutela per i dipendenti: i soggetti interessati dal Modello 231 perderebbero un mezzo di segnalazione efficace e non sarebbero tutelati, come invece richiede la normativa whistleblowing 2023;
4. segnalazioni ad ANAC: il mancato adeguamento legittima i destinatari del Modello 231 a usare il canale esterno presso ANAC per le segnalazioni, aumentando il rischio che queste sfuggano al controllo interno dell’azienda;
5. rischio di sanzioni da ANAC fino a 50.000 euro.

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