Come scrivere una mail professionale ed efficace

In ambito lavorativo la comunicazione via e-mail è piuttosto frequente. Tra colleghi, clienti, fornitori, lo scambio di mail rappresenta un punto di contatto importante che consente di tenere traccia delle conversazioni che possono essere recuperate in poche mosse.

Oggi vogliamo parlarti di come si scrive professionalmente, di come iniziare una mail e delle tecniche di scrittura più comuni. Se desideri approfondire puoi anche seguire il Corso di Scrittura Professionale disponibile su unione Professionisti.

Scrivere una mail: da cosa iniziare?

Per prima cosa è importante scegliere il tono da usare, se formale o informale. La scelta tra i due stili di comunicazione è determinato dal destinatario della tua mail. Questa decisione ricadrà su ogni sezione della mail: oggetto, saluti e corpo del testo.

I saluti

In ambito professionale generalmente si sceglie un linguaggio neutro con diversi gradi di formalità:

• buongiorno o buonasera è la scelta più frequente che consente di salutare in modo cordiale ma evitando formule molto artificiose;
• caro o carissimo, è un’espressione poco formale che in genere si usa quando abbiamo una certa confidenza con chi legge;
• gentile o gentilissimo, è un appellativo comune nelle email di lavoro che hanno un carattere di tipo informativo. Questa soluzione è neutra ma consente di non mostrare troppa riservatezza;
• egregio o spettabile è la forma più usata per saluti formali e viene usata nei confronti di qualcuno che non conosciamo o che ha un grado lavorativo più alto rispetto al mittente.

Dopo il saluto occorre mettere la virgola e andare a capo. A seguire, il corpo della mail dovrà seguire lo stesso tono scelto dal saluto.

Tra le tecniche di scrittura tra cui possiamo scegliere troviamo quindi quella formale e quella informale. Se per la mail informale non ci sono caratteristiche specifiche da seguire ma possiamo mantenere un linguaggio più semplice, nel caso della scrittura formale occorre prestare maggiore attenzione.

Scrivere una mail formale

Oltre al saluto iniziale, anche il testo della mail deve mantenere una certa forma. La tecnica migliore in questi casi è dare del Lei, in perfetta sintonia con il tono scelto per i saluti iniziali. Allo stesso modo, anche i saluti formali dovranno seguire uno schema ben preciso.

Nelle mail formali, i saluti usati più comunemente sono:

• Distinti saluti,
• Cordiali saluti,
• Cordialmente.

Sono accettate anche le formule: in attesa di un suo gentile riscontro e la saluto cordialmente. Queste forme non sono necessarie in una mail informale dove possiamo salutare semplicemente con:

• Resto a disposizione,
• A presto,
• Buona giornata o buon lavoro.

Il tutto potrà essere seguito dalla propria firma, anche solo il nome se si tratta di una mail informale, e con i riferimenti per i contatti aziendali, il ruolo ricoperto e altre info utili al destinatario.

L’oggetto della mail

L’oggetto è una parte fondamentale della mail. Per scriverlo correttamente dobbiamo immaginarlo come una frase sintetica che ci permette di descrivere brevemente quello che il destinatario troverà all’interno della mail. Si tratta di parole chiave che riassumono il contenuto e per questo non deve essere troppo lungo e, soprattutto, non deve essere un’aggiunta al testo della mail.

Sebbene si tratti della prima cosa che ci troviamo a scrivere, seguendo la struttura di tutti i servizi di posta elettronica, in realtà il consiglio è quello di lasciare per ultima questa parte. In questo modo ti sarà più semplice capire cosa dire e come dirlo in base a ciò che hai scritto nel contenuto della mail.

Se non è l’oggetto, allora qual è la prima cosa da fare quando devi scrivere una mail? Non importa se si tratta di una comunicazione formale o informale, se prevede l’invio di un allegato la prima cosa da fare è proprio questa: aggiungere l’allegato!

Capita a tutti, almeno una volta nella vita, di inviare la mail senza l’allegato. Non è nulla di grave ma, in base al tipo di mail e al destinatario, può essere considerata una mancanza più o meno importante. Ad esempio, se dimentichi l’allegato all’interno di una mail indirizzata a un collega puoi sempre rimediare con una seconda mail che include il file. Se invece dimentichi di allegare il CV all’interno di una mail rivolta a un potenziale datore di lavoro il risultato è ben diverso.

Il modo di scrivere le mail rivela molto di ciò che sei e delle tua professionalità. Ecco perché è così importante imparare a scriverle correttamente!