Edilizia Privata: gli archivi comunali della città di Fano diventano digitali

Edilizia Privata: gli archivi comunali di Fano diventano digitali. L’archivio ospita in formato cartaceo tutte le pratiche edilizie – atti di varia natura, elaborati tecnici ed elaborati grafici – relative alle costruzioni private dal 1951, data dalla quale il Comune di Fano conserva la documentazione, fino ad oggi. Ad esso fanno riferimento professionisti e utenti per le ricerche in materia di edilizia privata, mentre le pratiche anteriori al 1951 sono custodite all’Archivio di Stato.

L’incarico è stato affidato tramite MePA, il mercato elettronico delle Pubbliche Amministrazioni, alla Record Data Srl, società fanese specializzata nella gestione informatica dei documenti e nella loro digitalizzazione, e avrà come obiettivo quello di realizzare copie digitali di ogni documento contenuto in ciascun fascicolo, per una migliore conservazione e consultazione.

Ad oggi per poter consultare una pratica relativa ad una costruzione di edilizia privata, dopo la necessaria richiesta, occorre attendere tempi tecnici che variano secondo la datazione della pratica e aumentano inevitabilmente quando la ricerca, svolta personalmente dagli addetti nei diversi archivi del servizio, riguarda la documentazione meno recente in quanto archiviata in sedi distaccate.

La ditta ha già iniziato le attività preparatorie necessarie alla trasposizione in formato digitale di una prima parte delle pratiche edilizie: in questa prima fase verranno trattate le pratiche edilizie relative agli anni dal 1951 al 1970, tutti i registri cartacei delle pratiche edilizie (ossia dal 1951 al 1975) e tutte le pratiche di agibilità (dal 1951 al 2018), che attualmente sono custodite negli archivi comunali. Si tratta di oltre 530 faldoni tra registri – 42 libri – e pratiche edilizie e di agibilità.

Le pratiche verranno quindi scansionate fascicolo per fascicolo generando file in formato PDF, quindi saranno organizzate in cartelle digitali e indicizzate attraverso metadati che ne renderanno più agevole la consultazione e più sicura la conservazione.

“Le ricerche da parte di professionisti e utenti privati delle pratiche conservate negli archivi comunali di Edilizia – afferma il Vice sindaco Cristian Fanesi – potranno finalmente essere più rapide e saranno meno dispendiose anche per il personale del Servizio. Questo si tradurrà in una maggiore efficienza degli uffici e in una riduzione di costi per l’utenza. Inoltre la conservazione di tutte le informazioni contenute nell’archivio di Edilizia privata sarà più sicura, diminuendo il rischio di dispersione o distruzione delle pratiche per il possibile verificarsi di imprevedibili quanto rovinosi eventi naturali”.

L’operazione di digitalizzazione si concluderà entro la fine dell’anno in corso e costituirà l’inizio di un percorso che, nel tempo, condurrà a trasporre in digitale l’intero archivio di Edilizia privata.