Come organizzare e archiviare i documenti condominiali?

Quali sono i documenti condominiali, chi deve produrli e conservarli e quali dati vi devono essere inseriti?

Amministratore Di Condominio

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La disciplina del condominio è complessa e articolata: d’altra parte, la legge non fa altro che regolare un insieme di rapporti tra comproprietari e utilizzatori degli spazi comuni che, nella pratica, sono sempre di difficile gestione.

Tra gli aspetti più controversi che riguardano il diritto condominiale c’è quello che concerne il complesso delle norme relative ai documenti condominiali.

La legge individua, infatti, una serie di documenti condominiali che devono essere conservati a cura dell’amministratore del condominio. Rispetto a questo obbligo di tenuta, inoltre, esiste un diritto dei condomini a poter accedere, visionare ed estrarre copia dei documenti relativi alla gestione del condominio. Vediamo nel dettaglio cos’è la documentazione del condominio, a quali documenti si riferisce e in che modo i condomini possono esaminarli.

La legge stabilisce, nelle sezioni del codice civile relative alla disciplina condominiale, i casi e le modalità con cui deve essere conservata la documentazione del condominio. In particolare, secondo il legislatore, anche a seguito della riforma del condominio attuata nel 2012, esistono una serie di documenti che l’amministratore di condominio è tenuto a redigere e conservare, mettendoli a disposizione dei condomini.

Dal complesso di queste disposizioni emerge che l’amministratore del condominio è tenuto a conservare regolarmente una serie di registri e di altri documenti fiscali e contabili relativi al condominio. Ciò comporta che l’obbligo di tenuta della documentazione del condominio sussiste unicamente per quelle strutture per le quali è richiesta per legge la presenza di un amministratore di condominio: in sua assenza non esiste neanche l’obbligo di tenuta della documentazione.

L’amministratore ha l’obbligo di conservare le scritture e gli altri documenti afferenti al condominio per dieci anni dalla relativa registrazione; inoltre, quando l’amministratore cessa il proprio incarico deve consegnare la documentazione in suo possesso al nuovo amministratore o all’assemblea. L’obbligo di tenuta dei documenti condominiali che grava sull’amministratore comprende, oltre ai registri, anche tutti i documenti fiscali e la documentazione che riguarda il conto corrente.

Si tratta di un compito particolarmente importante, il cui mancato adempimento costituisce motivo di revoca dell’amministratore condominiale a causa della irregolare tenuta dei registri o degli altri documenti contemplati dalla legge.

Quali documenti devono essere conservati?

Il legislatore non si preoccupa direttamente dell’obbligo di tenuta dei registri che grava sull’amministratore, ma ne fa emergere la necessità nel momento in cui elenca il complesso dei documenti che devono essere conservati. Tra questi un’importanza cruciale è assegnata ai cosiddetti “registri” condominiali, che, secondo la lettera della legge, comprendono:

Nel dettaglio, il registro dell’anagrafe condominiale comprende le generalità dei vari condomini (codice fiscale, residenza, domicilio) e dei titoli da essi posseduti sulle particelle condominiali: quindi la presenza di diritti di proprietà e altri diritti reali come la superficie, l’usufrutto, l’abitazione o dei diritti personali di godimento (come l’esistenza di un contratto di locazione o di un comodato); in aggiunta devono essere indicati i dati catastali relativi alle diverse unità immobiliari e alle relative condizioni di sicurezza.

Per quanto concerne il registro dei verbali delle assemblee, quest’ultimo contiene la sintesi delle decisioni e delle deliberazioni relative all’attività assembleare del condominio: in esso vanno indicate le costituzioni e le maggioranze presenti, le deliberazioni e le diverse dichiarazioni dei condomini; se è presente, a questo registro va allegato anche il regolamento di condominio.

Il registro di contabilità contiene, invece, il complesso delle informazioni concernenti la gestione finanziaria del condominio e, per questo, deve essere accompagnato dal riepilogo finanziario e da una nota sintetica che indica i diversi movimenti in entrata e in uscita, l’elenco dei rapporti pendenti e dei debiti/crediti detenuti dal condominio.

Infine, il registro di nomina e revoca dell’amministratore indica, in ordine cronologico, tutte le delibere del condominio relative alla nomina e revoca degli amministratori, oltre alla indicazione degli estremi dei provvedimenti giudiziali di rimozione.

La documentazione del condominio non si esaurisce ai registri condominiali: sull’amministratore grava altresì il compito di conservare altri documenti fondamentali per attestare il corretto funzionamento e la sana gestione del complesso. Tra questi si annoverano il rendiconto preventivo e consuntivo, i documenti giustificativi delle spese(come fatture e ricevute), gli estratti del conto corrente condominiale, le polizze assicurative del fabbricato, i contratti di mutuo o finanziamento e tutto ciò che si riferisce alla gestione e allo stato tecnico-amministrativo degli edifici.

L’accesso alla documentazione del condominio

Tra gli elementi maggiormente incisi dalla recente riforma del condominio c’è quello della trasparenza nella gestione dei rapporti tra l’amministratore e i condomini. Sul punto, l’intento della legge è stato quello di incrementare la certezza nella gestione contabile osservata dall’amministratore: il risultato è stata la previsione di un generale diritto di accesso, da parte dei condomini, ai documenti conservati dall’amministratore e che concernono la gestione del condominio.

In particolare, ciascun condomino ha la possibilità di:

  • prendere visione ed estrarre copia della rendicontazione periodica del conto intestato al condominio;

  • prendere visione dei documenti giustificativi delle spese;

  • prendere visione o estrarre copia dei registri condominiali, dei verbali assembleari e della rendicontazione periodica;gli stessi diritti spettano al nuovo amministratore e in generale all’assemblea, cui l’amministratore cessato dall’incarico è tenuto a restituire i registri e i documenti in proprio possesso.

Il diritto d’accesso, come detto, spetta a ciascun condomino. Esso si può esercitare sia con la possibilità di poter prendere visione ed esaminare tutto ciò che concerne la documentazione del condominio, sia con la possibilità di estrarre copia, a proprie spese o previo rimborso all’amministratore, degli atti e dei documenti conservati.

In particolare, il destinatario passivo dell’obbligo di garantire l’ostensione dei documenti condominiali è sicuramente l’amministratore, con i limiti e le modalità di cui parleremo a breve. Tuttavia, con riferimento ai dati relativi al conto corrente, si ritiene generalmente che, dinanzi al rifiuto dell’amministratore, il condomino possa agire direttamente nei confronti dell’istituto di credito, il quale non può a sua volta negare l’accesso al richiedente.

Facoltà e limiti dell’accesso alla documentazione del condominio

Il potere riconosciuto ai condomini di poter visionare i documenti del condominio non è senza limiti. Infatti, il dovere dell’amministratore si limita a conservare i documenti e a garantire la presa visione di questi ultimi da parte di chi ne faccia legittimamente richiesta: al contrario, l’amministratore non è tenuto a depositare i documenti o metterli a disposizione di tutti i condomini. Ad esempio, in sede di approvazione del bilancio condominiale, l’amministratore non è obbligato a depositare i giustificativi delle spese, ma deve solo restare a disposizione per eventuali richieste di accesso.

Allo stesso modo, la facoltà per i condomini di poter vigilare e controllare l’operato dell’amministratore, soprattutto in momenti essenziali quali quello di redazione del rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell’assemblea, non può trasformarsi in un’occasione per intralciare l’azione dell’amministratore. Ne deriva, in forza del principio di correttezza e buona fede, che se detta facoltà ostacola l’amministrazione non può essere utilmente evocata in giudizio.

Questo comporta che, se anche è vero che l’amministratore deve comunicare ai condomini dove e come poter visionare i registri condominiali, non ogni forma di presa visione è ammessa, soprattutto in presenza di richieste che per modalità e tempistiche sono idonee a ledere l’ordinario svolgimento dell’attività amministrativa e gestionale.

A parte gli aspetti finora considerati, la legge ammette senza deroghe l’esercizio dell’accesso ai documenti del condominio da parte dei singoli condomini e del nuovo amministratore. D’altra parte, l’obbligo di garantire la visione della documentazione del condominio da parte dell’amministratore rientra nell’ambito dei compiti che a questo sono assegnati in virtù della sua funzione di mandatario, e cioè di incaricato della gestione del condominio.

Ma cosa fare quando l’amministratore rifiuta oppure omette di consegnare la documentazione ai condomini o al nuovo amministratore? In questo caso, gli aventi diritto sono legittimati a ricorrere al giudice perché questi condanni l’amministratore inadempiente a consegnare coattivamente la documentazione richiesta. Inoltre, è possibile chiedere il risarcimento dei danni nei confronti del condominio, ma non possono sottovalutarsi neppure conseguenze di carattere penale a carico dell’amministratore.

In particolare, secondo la giurisprudenza è possibile configurare a carico dell’amministratore il reato di appropriazione indebita dei documenti, quando esiste una richiesta specifica di restituzione da parte dei condomini cui non viene dato seguito: ciò avviene soprattutto nel caso in cui l’amministratore sia cessato dalla carica e non abbia disposto la consegna della documentazione del condominio al nuovo amministratore.

Quali sono i costi per il rilascio delle copie?

In tutti i casi in cui i condomini possono prendere visione della documentazione del condominio, la legge afferma il contestuale diritto ad estrarre copia dei documenti conservati dall’amministratore, normalmente a spese dell’interessato. Tuttavia, sul punto la riforma del 2012 non prevede alcunché di specifico: questa lacuna rende la questione molto controversa dal punto di vista dei rapporti tra amministratori e condomini, potendosi riscontrare pretese anche molto elevate da parte di questi ultimi. Ma allora, quanto deve pagare effettivamente il condomino per ottenere una copia degli atti relativi alla gestione del condominio?

In realtà, non esiste un costo prestabilito: a determinare le spese per il rilascio delle copie dei documenti condominiali possono concorrere sia la determinazione dell’assemblea che una decisione unilaterale dell’amministratore. Partendo da quest’ultima, tuttavia, la legge stabilisce che l’amministratore di condominio deve indicare precisamente, all’atto della nomina, gli importi pretesi a titolo di compenso per la propria attività; ora, dal momento che nelle attività istituzionali dell’amministratore deve rientrare anche la tenuta dei registri e la garanzia di presa visione ed estrazione copia dei documenti condominiali, se ne ricava che l’amministratore non può pretendere somme aggiuntive a quelle ricomprese nel proprio compenso, salvo il costo materiale sostenuto per la copia (normalmente nell’ordine di qualche centesimo di euro).

In alternativa, se l’assemblea ha legiferato puntualmente sulla questione, il compenso dovuto all’amministratore per il rilascio delle copie dovrà avere riguardo unicamente ai criteri stabiliti all’atto della sua nomina. Anche su tale aspetto, peraltro, non può prescindersi da un criterio di congruità e proporzionalità dei costi, nel senso che questi ultimi, anche se stabiliti unanimemente con il consenso di tutti i condomini, non possono essere esorbitanti o eccessivamente onerosi.

In caso contrario, il condomino interessato può, entro i termini e con i limiti di legge, impugnare la delibera condominiale relativamente alla parte in cui disciplina le spese a carico dei condomini per i diritti di copia della documentazione del condominio.

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Redazione

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