GDPR privacy liberi professionisti: cosa fare?

A partire dal 25 maggio 2018 è entrato in vigore il Regolamento Europeo GDPR Privacy Ue 2016/679. Da quel momento è stato chiesto alle aziende e ai professionisti di ogni settore di adeguarsi alla normativa per evitare di incappare in sanzioni piuttosto elevate. Si parla infatti di sanzioni che possono arrivare anche fino a 4 milioni di euro per le aziende che vengono riconosciute colpevoli di non aver tutelato correttamente i dati personali degli utenti.

Le regole per i liberi professionisti

La relazione tra GDPR e partita IVA non è sempre semplice da inquadrare e capita molto spesso che i liberi professionisti siano dubbiosi su cosa è obbligatorio fare e cosa no. Sappiamo che oggi il tema della Privacy è molto sensibile ed è così fin dal 2016, quando è stato introdotto per la prima volta il GDPR (General Data Protection Regulation). Questo regolamento europeo ha fornito, per la prima volta, un vero e proprio punto di riferimento normativo per regolamentare tutto ciò che è privacy e trattamento dei dati.

La prima cosa da sapere se sei un libero professionista è che il GDPR si applica anche alle partite IVA. Così come viene definito dall’articolo 2 Comma 2, gli obblighi si applicano anche al trattamento di dati personali “effettuati da una persona fisica per l’esercizio di attività a carattere esclusivamente personale o domestico”.

Questo rende chiaro che la norma debba essere considerata valida anche per i liberi professionisti e quindi anche in questo caso è necessario adeguarsi al GDPR.

Quali sono gli obblighi?

Per prima cosa, è importante sottolineare che quando si riveste il ruolo del libero professionista si svolge sia la funzione di titolare del trattamento dei dati (colui che stabilisce le finalità e le modalità per il trattamento dei dati personali) e sia quella del responsabile del trattamento dati interno (colui che processa in modo operativo i dati raccolti). Inoltre, sarà necessario nominare un responsabile esterno quando esistono figure incaricate dal professionista per la gestione di dati di terzi. È il caso ad esempio del commercialista o di servizi online.

Cosa occorre fare lato pratico?

In genere ogni libero professionista si trova a dover gestire un flusso di dati personali importanti: anagrafiche cliente, gestione contabilità, preventivi, email, sito web e via dicendo. Ognuno di questi strumenti lo mette nella condizione di avere accesso ai dati di utenti e clienti che è necessario saper gestire in modo conforme al GDPR.

Per quanto riguarda la parte documentale, alle aziende in genere si richiede di redigere il registro delle attività di trattamento. All’interno di questo documento troviamo tutte le informazioni che riguardano le operazioni di trattamento messe in atto dal titolare.

L’articolo 30 del GDPR impone l’obbligo a “imprese o organizzazioni con meno di 250 dipendenti, a meno che il trattamento che esse effettuano possa presentare un rischio per i diritti e le libertà dell’interessato, il trattamento non sia occasionale o includa il trattamento di categorie particolari di dati di cui all’articolo 9, paragrafo 1, o i dati personali relativi a condanne penali e a reati di cui all’articolo 10”.

Inoltre, nel caso in cui vi sia il trattamento dei dati personali, sarà necessario presentare ai diretti interessati l’informativa sulla privacy.

Quali sono gli step da seguire?

Se hai una partita IVA e non sai da cosa iniziare per rispettare gli obblighi imposti dal GDPR abbiamo preparato per te un breve riepilogo.

• Non è corretto pensare che i liberi professionisti siano esenti dagli obblighi del GDPR. Invece di improvvisare misure fai da te per metterti in regola affidati al supporto di un professionista oppure segui un Corso GDPR Privacy, oppure il Corso DPO – Data Protection Officer, entrambi disponibili su Unione Professionisti.
• Anche se in alcuni casi la normativa tende a escludere le partite IVA dall’obbligo di redigere il registro delle attività di trattamento dei dati, è sempre consigliato avere questo documento e tutelare così sé stessi e gli utenti.
• Non dimenticare la sicurezza digitale, soprattutto se ti capita di utilizzare il web per comunicare con i tuoi clienti, o potenziali tali.

Quando si parla di tutela della Privacy è sempre meglio non sottovalutare anche gli aspetti che possono sembrare meno significanti. Basta una piccola mancanza per compromettere la sicurezza dei clienti e della propria azienda.